Solicitud de certificado de empresa
El certificado de empresa es el documento emitido por el empleador que acredita la relación laboral, las condiciones del contrato y, según el tipo, los salarios percibidos, las cotizaciones a la Seguridad Social o la situación de alta o baja en la empresa. Es imprescindible para numerosos trámites: solicitar la prestación por desempleo ante el SEPE, tramitar una hipoteca o préstamo, pedir una beca, acceder a ayudas públicas o justificar ingresos ante cualquier organismo. Los tipos más frecuentes de certificado que se solicitan al empleador son: - **Certificado de empresa para el SEPE:** acredita la situación de empleo o desempleo, el tipo de contrato y la base reguladora para el cálculo de la prestación. La empresa tiene obligación legal de emitirlo al extinguirse el contrato. - **Certificado de salarios o retribuciones:** acredita los ingresos del trabajador durante un período. Suele exigirse para trámites bancarios, becas o ayudas. - **Certificado de vida laboral** (se solicita al INSS o a la TGSS, no a la empresa): aunque no es competencia del empleador, se incluye aquí para distinguirlo claramente. - **Certificado de retenciones del IRPF (modelo 190):** lo emite la empresa con los datos del trabajador para la declaración de la renta. Esta carta sirve para solicitar cualquiera de estos documentos al empleador de forma formal y con constancia escrita.
⚠️ Aviso legal La información de esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento jurídico profesional ni crea relación abogado-cliente. Consulta con un especialista si tienes dudas o necesitas una revisión específica de tu caso.
Puntos clave
- El empleador está obligado a emitir el certificado de empresa para el SEPE en el momento de la extinción del contrato.
- Para el resto de certificados (salarios, retenciones), no existe un plazo legal específico, pero se considera una práctica habitual emitirlos en un plazo razonable (5-15 días hábiles).
- Si el empleador se niega a emitir el certificado de empresa para el SEPE, puede presentarse denuncia ante la Inspección de Trabajo.
- El certificado de retenciones de IRPF (resumen del modelo 190) es obligatorio que la empresa lo facilite al trabajador antes del 31 de enero del año siguiente.
- El certificado de vida laboral se solicita directamente a la TGSS, no a la empresa, a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social o en persona.
Qué revisar antes de enviar tu carta
Tipo De Certificado Necesario
Identifica con precisión qué tipo de certificado necesitas antes de solicitarlo. El SEPE y los bancos, por ejemplo, tienen modelos y datos distintos. Indica también para qué lo necesitas (préstamo, beca, SEPE, declaración de la renta) para que el departamento de RRHH pueda emitir el documento adecuado.
Periodo Que Cubre
Especifica el período al que debe referirse el certificado: ejercicio fiscal completo, los últimos 6 meses, la duración del contrato, etc. Una solicitud imprecisa puede resultar en un certificado que no sirve para el trámite previsto.
Plazo Que Necesitas
Indica la fecha límite en la que necesitas el documento. Muchos trámites tienen plazos de presentación y es conveniente que la empresa sepa con qué urgencia procesar tu solicitud.
Canal De Recepcion
Especifica si prefieres recibir el certificado en papel (con firma y sello originales) o en formato digital (PDF con firma electrónica). Algunos trámites exigen original en papel; otros aceptan la versión digital.
Pasos para usar este modelo
- Identifica el tipo de certificado que necesitas y el período al que debe referirse.
- Rellena la carta con tus datos, el tipo de certificado, la finalidad y el plazo en que lo necesitas.
- Envía la solicitud al departamento de Recursos Humanos por email o por escrito con acuse de recibo.
- Si no recibes respuesta en el plazo indicado, envía un recordatorio.
- Si el empleador se niega sin justificación a emitir el certificado de empresa para el SEPE, puedes acudir a la Inspección de Trabajo.
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Consejos para el envío
- Envía la solicitud por email al departamento de RRHH y solicita confirmación de recepción. Guarda el email enviado.
- Si lo necesitas con urgencia, complementa el email con una llamada telefónica para agilizar el trámite.
- Conserva siempre el documento que te envíen y verifica que los datos (nombre, DNI, período, salarios) son correctos antes de presentarlo en el organismo correspondiente.
- Para el certificado de retenciones IRPF, recuerda que la empresa tiene hasta el 31 de enero del año siguiente para facilitarlo; solicítalo con antelación si lo necesitas antes.
Preguntas frecuentes
¿Está obligada la empresa a darme un certificado de salarios?
El ET no recoge expresamente la obligación genérica de emitir cualquier tipo de certificado salarial a demanda del trabajador, pero sí establece que la empresa debe entregar la nómina mensual y el resumen de retenciones (modelo 190) anualmente. En la práctica, la mayoría de empresas emiten certificados de salarios para trámites bancarios o administrativos sin mayor problema. Si la empresa se niega sin justificación, puede ser relevante consultar el convenio colectivo o asesorarse con el sindicato.
¿Cuánto tarda la empresa en emitir el certificado?
No hay un plazo legal específico para la mayoría de certificados (excepto el de empresa para el SEPE, que debe emitirse en el momento de la extinción). En la práctica, entre 5 y 15 días hábiles es el plazo habitual. Si lo necesitas con urgencia, indícalo expresamente en la solicitud y comunícalo también de forma verbal al departamento de RRHH.
¿Cómo consigo el certificado de vida laboral?
El certificado de vida laboral lo emite la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), no tu empresa. Puedes solicitarlo en la sede electrónica de la Seguridad Social con certificado digital o Cl@ve, por SMS si tienes el servicio activado, en cualquier oficina de la TGSS o a través de la app "Import@ss" del Ministerio de Inclusión.
¿Qué hago si la empresa ha cerrado o no existe?
Si la empresa está en concurso de administración, el administrador concursal asume las obligaciones laborales pendientes. Si la empresa ha sido liquidada definitivamente, puedes solicitar a la TGSS y al SEPE la acreditación de tu relación laboral a través de los registros de cotización y aportaciones. En casos complejos, asesórate con un abogado laboralista o con el SEPE directamente.
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